Datenschutzerklärung Mitarbeitende und Bewerbende Aquila AG

1. Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung gibt Auskunft darüber, wie die Aquila AG („Aquila“) Personendaten von Bewerbern und Mitarbeitende beschafft und bearbeitet.

Unter «Personendaten» sind alle Angaben zu verstehen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Als «Bearbeiten» gilt jeder Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Personendaten.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Für die hier beschriebenen Datenbearbeitungen verantwortlich ist die Aquila AG, Bahnhofstrasse 43, 8001 Zürich. Für datenschutzrechtliche Anliegen können Sie sich an folgende Kontaktadresse

Aquila AG
Postfach
8022 Zürich oder Telefon +41 58 680 60 00 wenden.

3. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Aquila beschafft und bearbeitet primär Personendaten, die Aquila von der betroffenen Person mitgeteilt werden, z.B. bei einer Bewerbung mit den Bewerbungsunterlagen oder im Bewerbungsgespräch, im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Werden in diesem Zusammenhang Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, aktueller oder ehemaliger Arbeitgeber, Referenzen) zur Verfügung stellt, hat die betroffene Person sicherzustellen, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen. Deren Personendaten sind Aquila nur mitzuteilen, wenn die betroffene Person hierzu ermächtigt ist und wenn diese Personendaten korrekt sind. Aquila kann, soweit dies erlaubt ist, Personendaten bei öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Internet, Soziale Medien oder öffentliche Register), bei Behörden (z.B. Betreibungsamt, Handelsregister) oder bei sonstigen Dritten (z.B. von der betroffenen Person bezeichnete Personen wie Referenzen, ehemalige Arbeitgeber) beschaffen.

4. Kategorien von Personendatengabe

Aquila bearbeitet verschiedene Kategorien von Personendaten. Die wichtigsten Kategorien sind die nachfolgenden:

Persönliche Angaben (z.B. Name, Adresse, Geschlecht, Nationalität, Geburtsdatum, Zivilstand, Kinder, Religionszugehörigkeit)
Angaben zu Ausbildung und Werdegang (z.B. Abschlüsse, Arbeitszeugnisse, Informationen über Arbeitgeber, Tätigkeitsfeldern, Funktionen)
Referenzen (Angaben zu Personen, welche im Bewerbungsprozess kontaktiert werden dürfen)
Angaben zu straf- und/oder betreibungsrechtlichen Verfahren (z.B Straf- oder Betreibungsregisterauszug)
Technische Daten (z.B. IP-Adressen, interne und externe Kennungen, Aufzeichnungen von Zugriffen)
Finanzdaten (z.B. Bonitätsdaten, Informationen Konto und Depot für Lohnzahlungen oder Einhaltung Marktverhaltensregeln)
Sonstige Angaben (z.B. aus Leistungsbeurteilungen, internen Aus- und Weiterbildungen)

5. Zwecke der Bearbeitung

Aquila bearbeitet Personendaten immer zu einem bestimmen Zweck. Bei der Bearbeitung von Personendaten von Bewerbern und Mitarbeitenden bearbeitet Aquila Personendaten, soweit erlaubt und angezeigt, für folgende Zwecke:

Rekrutierung, Abschluss und Erfüllung von Arbeitsverträgen (z.B. Bewerbungsprozess, Abschluss Arbeitsvertrag und bestehendem Arbeitsverhältnis sowie Auflösung)
Personaladministration (z.B. Führung Personaldossier, Lohnzahlungen, Lohnbuchhaltung, Abwicklung von Versicherungsdienstleistungen)
Mitarbeiterentwicklung (z.B. Leistungsbeurteilung und -auswertung, Schulungsmanagement, Karriereentwicklung)
Kommunikation (z.B. Kontaktaufnahme Bewerbungsprozess, persönliche und geschäftliche Mitteilungen und Informationen)
Sicherheit und Zugang (z.B. Zugangskontrollen, Mitarbeiterüberwachung für Gewährleistung IT- und sonstige Infrastruktur)
Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Auskunfts-, Informations- oder Meldepflichten an Behörden, Erfüllung behördlicher Anordnungen (z.B. Meldepflichten und Bewilligungspflichten aus Aufsichtsrecht, Arbeits- oder Ausländerrecht).
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten oder anderem Fehlverhalten (z.B. durch interne Untersuchungen).
Wahrung der Interessen und Sicherung der Ansprüche von Aquila, z.B. im Falle von Forderungen gegenüber Aquila bzw. Forderungen der Aquila gegenüber Dritten.
Vorbereitung und Abwicklung von Unternehmenstransaktionen (z.B. Kauf oder Verkauf von Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften oder weitere gesellschaftsrechtliche Transaktionen).

6. Datensicherheit

Aquila verpflichtet sich nach Massgabe der anwendbaren Gesetze zum Schutz von Personendaten und der Privatsphäre. Zu diesem Zweck trifft Aquila angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen (z.B. Zugangsbeschränkungen, Firewalls, personifizierte Passwörter sowie Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien, Schulung von Mitarbeitern etc.).

7. Bekanntgabe an Dritte und Datenübermittlung ins Ausland

Aquila gibt Personendaten in folgenden Fällen folgenden Dritten (Empfänger) bekannt:

Für Auslagerungen gemäss Ziff. 8 und zum Zweck der Bewerber- und Personaladministration an andere Dienstleister (z.B. Versicherungsbroker).
Referenzgeber (z.B. frühere Arbeitgeber).
Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen, gesetzlicher Rechtfertigungsgründe oder behördlicher Anordnungen, z.B. an Gerichte, Aufsichtsbehörden, Steuerbehörden oder andere Dritte.
Soweit erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen der Aquila, z.B. bei die Aquila angedrohten oder eingeleiteten rechtlichen Schritten, bei öffentlichen Äusserungen, zur Sicherung von Ansprüchen der Aquila gegenüber Bewerbern oder Mitarbeitern, beim Inkasso von Forderungen der Aquila etc.
Parteien einer potentiellen oder tatsächlichen Unternehmenstransaktion.
Mit der Einwilligung der betroffenen Person an sonstige Dritte.

Empfänger von Personendaten sind üblicherweise im Inland. Gewisse Dritte, welche Aquila arbeitsteilig bei den in Ziffer 5 genannten Datenbearbeitungen unterstützen, befinden sich ausserhalb der Schweiz. Die betroffene Person muss damit rechnen, dass unter Umständen auch Dritten ausserhalb der Schweiz (z.B. Europa oder USA) Personendaten bekannt gegeben werden.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenes Datenschutzniveau verpflichtet Aquila den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (z.B. mit Standardvertragsklauseln), sofern der Empfänger nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt oder Aquila sich nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen kann.

8. Auslagerung von Geschäftsbereichen oder Dienstleistungen (Outsourcing)

Aquila lagert bestimmte Geschäftsbereiche und Dienstleistungen ganz oder teilweise an Dritte aus (wie z.B. Lohnzahlung und Lohnbuchhaltung, Rekrutierung, IT-Systeme etc.).

Die Dienstleister, welche zu diesem Zwecke Personendaten im Auftrag der Aquila bearbeiten (sog. Auftragsbearbeiter), werden sorgfältig ausgewählt. Wenn immer möglich setzt Aquila Auftragsbearbeiter mit Domizil in der Schweiz ein. Die Auftragsbearbeiter sind u.U. berechtigt, gewisse Dienstleistungen (z.B. elektronische Datenverarbeitung) ihrerseits durch Dritte erbringen zu lassen.

Die Auftragsbearbeiter dürfen erhaltene Personendaten nur so bearbeiten wie die Aquila selber und sind vertraglich dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Auslagerungen durch Aquila erfolgen, sofern anwendbar, im Einklang mit dem Rundschreiben Outsourcing der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA) in seiner jeweils gültigen Fassung.

9. Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschliesslich Profiling

Aquila behält sich vor, Personendaten künftig allenfalls auch automatisiert zu bearbeiten, insbesondere um wesentliche persönliche Merkmale von Bewerbern oder Mitarbeitenden zu identifizieren. Dies dient insbesondere der Erkennung von Risiken und Entwicklungsmöglichkeiten von Bewerbern und Mitarbeitenden.

Sollte dies zu automatisierten Einzelentscheidungen führen, stellt Aquila sicher, dass eine Ansprechperson verfügbar ist, wenn sich eine betroffene Person zu einer automatisierten Einzelentscheidung äussern möchte und eine solche Äusserungsmöglichkeit gesetzlich vorgesehen ist.

10. Dauer der Aufbewahrung

Die Dauer der Aufbewahrung der Personendaten richtet sich nach dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung und/oder gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Sobald die Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

Führt eine Bewerbung nicht zu einer Anstellung bei Aquila AG, werden die Personendaten gelöscht (die Zustimmung der betroffenen Person die Daten für künftige Stellen aufzubewahren vorbehalten). Führt die Bewerbung zu einer Anstellung bei Aquila AG, werden die Bewerbungsunterlagen in das Personaldossier überführt und unter diesem Aspekt weiter aufbewahrt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Ein jeder kann bei Aquila Auskunft darüber verlangen, ob Personendaten über ihn bearbeitet werden. Es besteht das Recht auf Widerspruch, Einschränkung der Verarbeitung und, soweit anwendbar, das Recht auf Datenübertragbarkeit. Fehlerhafte Daten können berichtigt werden. Überdies kann die Löschung der personenbezogenen Daten verlangt werden, sofern nicht gesetzliche oder regulatorische Vorschriften (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten von geschäftsrelevanten Daten) oder technische Hürden entgegenstehen. Darüber hinaus besteht, soweit anwendbar, ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Behörde. Wo Aquila personenbezogene Daten aufgrund einer Einwilligung bearbeitet, kann diese Einwilligung jederzeit widerrufen werden. Es ist zu beachten, dass sich Aquila vorbehält, ihrerseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn diese zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet ist, daran ein überwiegendes Interesse hat (soweit sie sich darauf berufen darf) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigt.

Um Aquila bei der Beantwortung Ihrer Anfrage zu unterstützen, bitten wir um eine entsprechende, verständliche Mitteilung. Wir werden die Anliegen innert angemessener Frist prüfen und beantworten.

12. Änderungen

Aquila kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelleintern von Aquila publizierte oder dem Bewerber im Rahmen des Bewerbungsprozesses abgegebene Fassung.